- Nhân viên phụ trách công việc phải nhanh chóng tiếp xúc với khách hàng, lập phiếu báo giá.

- Tiến hành lên hợp đồng và ký kết.

- Lên bản thoả thuận công việc thật chi tiết để thông báo công việc thực hiện và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.

- Ký giấy bàn giao công việc (Nếu nhận lại của nhân viên khác trong công ty)

- Lập bảng kế hoạch chi tiết nội dung công việc, tiến độ thực hiện.

- Nêu cụ thể những khó khăn có thể xảy ra để giám đốc có kế hoạch giải quyết.

- Trình duyệt bản kế hoạch thực hiện, cam kết thực hiện hoàn thiện các công việc và đảm bảo đúng tiến độ, quy trình đối với khách hàng.

1. Điện thoại thông báo với khách hàng chuẩn bị hồ sơ, chứng từ, hóa đơn …

- Lập và gửi thông báo yêu cầu chuẩn bị hóa đơn, chứng từ kế toán trước ngày 01 của mỗi tháng sau.

- Yêu cầu khách hàng ký xác nhận, cam kết cung cấp chứng từ kế toán theo đúng yêu cầu.

2. Từ ngày 1 đến ngày 5 của mỗi tháng phải phải tiến hành thu thập toàn bộ chứng từ kế toán cần thiết

- Khi nhận chứng từ phải lập biên bản giao nhận (Có ký tên xác nhận của người giao).

- Có thể lập một biên bản cho mỗi một tháng, từng công việc được thể hiện trước trên biên bản. Thực hiện đến phần nào thì ký xác nhận vào phần đó.

3. Từ ngày 6 - ngày 10 thực hiện kê khai thuế

- Điều chỉnh hóa đơn, bổ sung chứng từ (nếu cần thiết).

- Có thể nhập số liệu kê khai thuế vào phần mềm (Đối với các doanh nghiệp khách hàng thực hiện bằng phần mềm).

- Hoàn tất việc kê khai thuế.

4. Ngày 11 đến ngày 12 trình toàn bộ báo cáo thuế (Kèm chứng từ kế toán) để ký kế toán trưởng.

- Trong ngày này nhất thiết phải ký xong báo cáo thuế.

- Chuyển kiểm soát nội bộ ký, xác nhận ngày hoàn thành.

- Mọi điều chỉnh chỉ thực hiện trong ngày này.

5. Ngày 13 đến ngày 15 chuyển cho khách hàng ký tên đóng dấu.

- Thường xuyên điện thoại đốc thúc khách hàng ký và đóng dấu.

- Nếu có phát hiện sai sót thì điều chỉnh ngay.

6. Ngày 16 đến ngày 20 phải nhận và nộp báo cáo thuế.

7. Từ ngày 21 đến ngày cuối tháng nhập số liệu vào phần mềm kế toán (Hoàn tất số kế toán – Nếu là sổ tay), in chứng từ và sổ kế toán.

- Phiếu thu, chi.

- Phiếu nhập xuất kho NVL, Thành Phẩm.

- Bảng tổng hợp nhập xuất kho.

- Sổ Chi tiết Nhập xuất kho.

- Bảng lương, các khoản trích theo lương.

- Phân bổ chi phí.

- Chi tiết phân bổ: 142, 242.

- Khấu hao TSCĐ.

- Các bút toán kết chuyển.

- In sổ.

- Nhật ký chung.

- Số Cái tổng hợp.

- Bảng cân đối số phát sinh.

- Đóng sổ sách chứng từ.

- Lưu chứng từ, sổ kế toán (Chép vào đĩa mềm).

* Trong một số trường hợp, không thể thực hiện các bút toán tổng hợp cho khách hàng vào cuối tháng thì nhân viên kế toán phải in: Sổ nhật ký chung, bảng nhập xuất kho. Khách hàng phải xác nhận là không thể thực hiện bút toán tổng hợp.

** Trình ký chức danh kế toán trưởng.

8. Từ ngày 1 đến ngày 05 của tháng sau chuyển hết sổ sách, chứng từ kế toán cho khách hàng ký tên đóng dấu.

- Tất cả hồ sơ chứng từ đều phải lưu tại công ty.

- Lập Sổ theo dõi hồ sơ.

- Biên nhận trả số sách chứng từ kế toán cho khách hàng.

9. Lập file hồ sơ, ghi chép lại toàn bộ các giấy tờ, công văn đã nhận và đưa cho khách hàng.

- Dựa vào thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: thu thập tài liệu, chứng từ để hạch toán.

- Tìm hiểu hoạt động của khách hàng, viết quy trình hoạt động.

- Viết các phương pháp, cách thức tính giá thành của khách hàng.

- Lương, BHXH, BHYT phải được lấy thông tin đầy đủ từ khách hàng.

- Thường xuyên theo dõi và nhắc nhở (có thể bằng văn bản) khách hàng về tình trạng của doanh nghiệp về: hóa đơn, hàng hóa, nguyên vật liệu, công nợ thanh toán qua ngân hàng …

- Khi đi họp, công tác hoặc gặp các cơ quan quản lý pháp luật. Sau khi đi về nhất thiết phải viết báo cáo.

- Nếu là nội bộ thì phải viết để trình lên ban giám đốc, người quản lý.

- Nếu cho khách hàng thì phải lập báo cáo, đưa ra phương án giải quyết – thông báo cho khách hàng biết – cùng xử lý công việc với khách hàng một cách triệt để.

- Khi phát hiện bất cứ hành vi làm sai nào cho (dù cố ý hay vô ý) đều phải thông báo ngay với nhân viên quản lý cấp trên.

- Ngay lập tức lập công văn trình bày nội dung của sự việc, gửi thông báo đến cho khách hàng.

- Đề nghị khách hàng điều chỉnh, hỗ trợ và cùng khách hàng điều chỉnh cho hợp lý.

- Trong quá trình thực hiện công việc nếu có phát sinh trở ngại, thắc mắc. Yêu cầu ghi lại và trình bày thảo luận vào cuối tuần.

- Nhân viên văn phòng ghi lại biên bản của các buổi họp để có hồ sơ tham khảo cho tất cả các nhân viên khác.